13h02 :
Le Syndicat Intercommunal d’Eau et d’Assainissement de Mayotte (S.I.E.A.M.), 17 communes – 216 600 habitants, recherche pour son pôle DIRECTION une(e) Assistant(e) de Direction
FONCTION : Assistant (e) du Président /Collaborateur (trice) du Président.
CADRE D’EMPLOI : Attachés territoriaux/Rédacteurs
POSITIONNEMENT : Sous la responsabilité directe du Directeur de cabinet du Président
PROFIL :
Filière administrative : Cadre d’emploi des Attachés territoriaux ou rédacteurs territoriaux (cat. A, B), à temps complet
Recrutement : fonctionnaires territoriaux, liste d’aptitude, détachement et le cas échéant, contractuel
MISSION OU FINALITE DU POSTE :
Assistant (e) et collaborateur (trice) du président du SIEAM, son rôle consiste principalement à organiser et à coordonner en permanence la vie professionnelle et protocolaire du Président du SIEAM. Il ou elle doit exécuter les demandes de sa hiérarchie (logistiques de réunions, séminaires, conférences, déplacements, présentation de documents, suivi de dossier) et anticiper ses besoins afin d’optimiser leur collaboration.
RELATIONS FONCTIONNELLES
A l’intérieur du service
Echanges permanents avec le Président du SIEAM, le Directeur de cabinet et le secrétariat de direction
A l’intérieur du Syndicat
Relations ponctuelles avec les autres services et l’ensemble des délégués syndicaux Avec les partenaires extérieurs Relations avec les autres collectivités (Communes, Département et autres instances extérieures (Préfectures, l’ensemble des Maires, etc).
ACTIVITES / TACHES PRINCIPALES DU POSTE
• Organise en permanence la vie professionnelle et protocolaire du président du SIEAM Etre capable de :
– Organiser les déplacements du président du SIEAM hors du territoire
– Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
– Suivre les projets et activités du Président du SIEAM
– Tenir un accueil téléphonique et physique pour le Président du SIEAM
– Organiser et planifier des réunions
COMPETENCES PRATIQUES REQUISES
• Organise en permanence la vie professionnelle et protocolaire du président du SIEAM Etre capable de :
– Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Président du SIEAM
– Rappeler au Président du SIEAM des informations importantes et transmettre des messages
• Organise les déplacements du président du SIEAM hors du territoire
Etre capable de :
– Réserver des billets d’avion auprès des compagnies aériennes ou agence de voyage
– Réserver des chambres d’hôtel
– Faire éventuellement des demandes de visa lorsque cela est nécessaire
• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
Etre capable de :
– Prendre des notes et mettre en forme les courriers
– Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
– Organiser le classement et l’archivage des dossiers importants
• Suivre les projets et activités du président du SIEAM
Etre capable de :
– Intégrer les priorités du Président dans la gestion quotidienne des activités des services
– Renseigner des tableaux de suivi des activités du président du SIEAM
• Tenir un accueil téléphonique et physique pour le Président du SIEAM
Etre capable de :
– Renseigner les interlocuteurs désirant rencontrer le Président et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent (Directeur de cabinet ou Directeur général des services) au cas où ce dernier serait indisponible ou absent
– Adapter son discours en fonction de son interlocuteur
– Recevoir, filtrer et transmettre les messages ou appels téléphoniques, les courriers et les e-mails destinés au Président du SIEAM • Organiser et planifier des réunions
Etre capable de :
– Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Président
– Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion
– Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
COMPETENCES ET SAVOIR-ETRE
– Autonome, manifestement des qualités relationnelles et de travail en équipe
– Maitrisant les outils bureautiques
– Réactif, sens de l’organisation et de l’anticipation, bon relationnel et diplomate, rigoureux
– Efficient et efficace
– Capacité d’adaptation et bonne résistance au stress
LES PARTICULARITES / CONTRAINTES DU POSTE
– Horaires variables et pics d’activités en fonction de la demande du Président du SIEAM ;
– Rythme de travail souple, pics d’activité liés notamment à l’organisation d’événements divers ;
– Obligations de discrétion et de confidentialité ;
– Disponibilité requise ponctuellement en soirée et week-end ;
– Travail en bureau, déplacements sur le territoire et parfois hors du territoire avec le Président du SIEAM ;
– Pics d’activité liés aux réunions du comité syndical et aux projets du Syndicat ;
– Devoir de réserve et sens de l’intérêt général.
Les CV devront être envoyés uniquement par mail à : camille.abdullahi@sieam.fr au plus tard le 23/10/2015
